Gestión documental

"Compartir el conocimiento es la forma más poderosa de crear valor"

La Gestión documental son todas aquellas estrategias, metodologías, y herramientas que nos permiten administrar, revisar, aprobar y publicar documentos de manera eficiente, favoreciendo la colaboración y el uso compartido de la información en todos los niveles de la organización. 

Gracias a estas prácticas, podemos encontrar al instante el documento que necesitamos, organizamos y estructuramos la información de acuerdo a estándares de calidad, compartimos el conocimiento de forma sencilla y ordenada, creamos flujos de trabajo son sistemas de revisión y aprobación, recuperamos versiones anteriores y reducimos los gastos asociados al mantenimiento de documentos en papel, rebajando el impacto ambiental.

En Vector somos expertos en el desarrollo e implantación de soluciones de Gestión Documental flexibles que mejoran la eficiencia de los procesos, incrementan la productividad de la empresa y generan un importante ahorro de costes:

• La Gestión Documental forma parte de nuestra filosofía de empresa, y nos ha ayudado a conseguir los estándares más altos de calidad: CMMI 3 e ISO 9001.
• Nuestro trabajo cuenta con el aval tecnológico de un líder: somos el distribuidor e implantador único en España del sistema de gestión documental DocuShare, de la empresa Xerox.

Ventajas que aporta la Gestión documental

• Permite localizar con facilidad los documentos
• Reduce el tiempo de búsqueda
• Organiza y estructura el conocimiento de acuerdo a estándares de calidad (ISO, CMMI)
• Reduce los gastos asociados al mantenimiento de documentos en papel, rebajando el impacto ambiental
• Nos permite recuperar una imagen exacta del proyecto y de la organización en cualquier momento
• Permite crear flujos de trabajo con sistemas de revisión, comentarios, y aprobación

Gestión documental = Ahorro + Eficiencia

Las empresas que no cuentan con un sistema eficiente de Gestión documental se ven obligadas a gestionar una información desestructurada: hay diferentes fuentes de contenidos que no están coordinadas, diversos tipos de información en diferentes formatos, y muchos documentos en formato papel que ralentizan y encarecen los procesos de gestión.

La implantación de una estrategia de Gestión Documental nos permite:

• Reducir costes de tramitación (menos tiempo > menos costes)
• Reducir papel
• Acceso online a la documentación
• Reducir plazos de procesamiento de expedientes
• Eliminar mano de obra y gastos de fotocopias e impresiones duplicadas
• Unificar los distintos documentos en un solo proceso
• Colaborar online
• Reducir errores mediante procesos de revisión y mejora
• Agilizar la búsqueda de documentos
• Realizar búsquedas avanzadas

Tenemos la respuesta

El área de especialización en Gestión Documental de Vector tiene las respuesta para todas estas situaciones:

 

 

Por qué Vector

Desarrollamos soluciones flexibles que combinan sencillez y potencia:

• Adaptamos nuestras soluciones de gestión documental a los procesos de negocio y las necesidades de funcionamiento específicas de cada organización: desde la gestión de expedientes de una oficina pública de vivienda hasta los procesos de la Asociación de Clubes de Baloncesto (ACB)
• Proponemos al cliente la solución que mejor se ajusta a sus necesidades: DocuShare, Alfresco, …
• Ayudamos al cliente a definir la estructura de contenidos y el método que mejor sirve a sus procesos de trabajo y de negocio

Proporcionamos la mejor respuesta a las actuales exigencias de Gestión Documental porque nuestras soluciones son:

• Simples. Fácil de adquirir, de instalar, de administrar y de utilizar.
• Abordables. Precios muy ajustados, rápido retorno de la inversión y bajo coste total.
• Potentes. Solución completa que permite diversos usos profesionales para diferentes departamentos.
• Flexibles. Funciona en múltiples plataformas, con protocolos de internet.
• Seguras. Distintos niveles de autenticación y autorización.
• Escalables. Crecimiento dentro de la empresa sin costes añadidos.

Ámbitos de aplicación

La Gestión Documental puede aplicarse con éxito a ámbitos muy diversos:

• Expedientes
• Solicitudes de préstamos hipotecarios
• Formularios de seguros de vida
• Tramitación de reclamaciones
• Soporte Due Diligence
• Recruiting / solicitudes de empleo / empleo online
• Evaluaciones del desempeño para empleados
• Formularios privados de salud
• Registro de estudiantes y Accesos de grado
• Permisos gubernamentales y gestión de licencias
• Citaciones judiciales
• Bolsa de comercio, pedidos o contratos
• ISO, manuales y guías
• Renovaciones de contrato
• Cuentas a pagar y a cobrar
• Facturación electrónica
• Aprobación de documentos y procesos de firma